สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือนต่างกันอย่างไร? ขอที่ใคร? ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

   สำหรับผู้ที่ทำงานเป็นพนักงานประจำ นอกจากสลิปเงินเดือนแล้ว หนึ่งในเอกสารสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามคือหนังสือรับรองเงินเดือนนั่นเอง ซึ่งหลายคนอาจสงสัยว่าหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นมีความสำคัญอย่างไร สามารถนำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง และต้องใช้เมื่อไหร่ วันนี้เราจึงได้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือนมาฝากกัน

ทำความรู้จัก สลิปเงินเดือน (pay slip) และหนังสือรับรองเงินเดือน (certificate salary)

สลิปเงินเดือน (pay slip)

   สลิปเงินเดือน เอกสารทางการเงินที่นายจ้างมอบให้ลูกจ้างทุกเดือนที่ออกมาหลากหลายรูปแบบ แล้วแต่องค์กรไหนจะจัดทำขึ้น สลิปเงินเดือน ที่มีความน่าเชื่อถือ ปัจจุบันนั่นก็คือ การใช้วิธีแบบ e-slip เป็นรูปแบบที่นิยมมากขึ้น มีความสะดวกสบายทั้งบริษัทผู้จ่ายค่าจ้างและพนักงานผู้ได้รับค่าจ้าง ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์ สลิปเงินเดือน ประหยัดเวลาในการไล่แจกเอกสาร แต่ใช้วิธีส่งให้พนักงานทางออนไลน์ตามช่องทางต่าง ๆ ในวันจ่ายเงินแทน ไม่ว่าจะเป็น ไลน์ อีเมลล์ แมสเซนเจอร์ อาจเป็นการส่งไฟล์ PDF มีการใส่รหัสลับก่อนการเปิดเข้าไปตรวจสอบป้องกันข้อมูลรั่วไหลอีกทาง 

• สิ่งที่ระบุในสลิปเงินเดือน 

      ประกอบด้วย ชื่อ-สกุลพนักงาน แผนก วันที่จ่ายเงินเดือน หมายเลขบัญชีเงินเดือน รายได้รวม รายได้สุทธิ คอมมิชชั่น โบนัส ค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง สวัสดิการ รายได้สะสมต่อปี รายหักสะสมต่อปี ข้อมูลการหักค่าใช้จ่าย เช่น หักภาษี หักเงินสมทบกองทุนต่าง ๆ เงินสมทบกองทุนสำรองเลียงชีพ หักประกันสังคม เป็นต้น รวมไปถึง สถิติการขาดลามาสายของพนักงานด้วย
  

• สลิปเงินเดือนสำคัญอย่างไร

  1) ใช้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องในรายการจ่ายและรายการหักต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับตัวพนักงานกับองค์กรนั้นในแต่ละรอบการจ่ายค่าแรง
  2) ใช้แนบเป็นหลักฐานเพื่อทำธุรกรรมทางการเงินกับสถาบันการเงิน ธนาคาร อาทิ ขอสินเชื่อบ้าน รถ ส่วนบุคคล สมัครบัตรเครดิต รีไฟแนนซ์ ขอรายการเดินบัญชี เป็นต้น
  3) ใช้ประกอบการยื่นภาษีประจำปี การยื่นสมทบกองทุนประกันสังคม
  4) ใช้เป็นเอกสารแนบพร้อมกับการสมัครงานเพื่อยืนยันรายได้จากบริษัทเดิมเมื่อต้องการต่อรองเงินเดือน
  
  

หนังสือรับรองเงินเดือน (certificate salary)

   เอกสารหลักฐานที่เป็นการรับรองการจ้างงาน และรายได้ ที่นายจ้างจ่ายให้พนักงานเพื่อยืนยันการจ้างงาน 

• สิ่งที่ระบุหนังสือรับรองเงินเดือน 

     โดยจะประกอบไปด้วยข้อมูลชื่อสถานที่ทำงาน วันเริ่มต้นการทำงานจนถึงปัจจุบัน สถานภาพการทำงาน ชื่อตำแหน่ง และรายได้ที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลในใบรับรองเงินเดือนจะไม่ได้แสดงรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนสลิปเงินเดือน

• หนังสือรับรองเงินเดือนสำคัญอย่างไร

  1) การขอสินเชื่อในการขอสินเชื่อกับสถาบันการเงินต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อ เพื่อประเมินความเสี่ยงและความน่าเชื่อถือ รวมไปถึงความสามารถในการชำระหนี้
  2) การสมัครงาน หากต้องการสมัครงานใหม่หลังจากลาออกจากที่ทำงานเก่า ในบางครั้งฝ่ายบุคคลของบริษัทใหม่จะมีการขอใบรับรองเงินเดือน หรือเรียกดูเป็นสลิปเงินเดือนย้อนหลัง เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาฐานเงินเดือน 
  3) การขอวีซ่า ในกรณีที่ต้องการเดินทางไปยังต่างประเทศ จำเป็นที่จะต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อเป็นเอกสารประกอบการรับรอง ว่ายังคงสถานภาพการทำงานที่เป็นหลักเป็นแหล่งอยู่ในประเทศไทย อีกครั้งยังเป็นเอกสารที่ช่วยยืนยันสถานะทางการเงินที่น่าเชื่อถือ 
  

สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน มีประโยชน์อย่างไร 

   สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน จะใช้เป็นหลักฐาในการประกอบธุรกรรมทางการเงิน เช่น การขอสินเชื่อหรือยื่นกู้กับธนาคาร การใช้เป็นหลักฐานประกอบการค้ำประกัน รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานเพื่อยืนยันเงินเดือนหรือยืนยันว่าได้เคยทำงานกับบริษัทนี้จริง การใช้เป็นหลักฐานประกอบการเรียกร้องค่าเสียหายหรือค่าสินไหมทดแทนในชั้นศาล เป็นต้น 

ทำธุรกรรมต้องใช้สลิปเงินเดือนหรือหนังสือรับรองเงินเดือน?

   การทำธุรกรรมกับบางหน่วยงานอาจใช้เพียงสลิปเงินเดือน บ้างก็อาจใช้เพียงหนังสือรับรองเงินเดือน หรือบางหน่วยงานอาจใช้ทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละที่ว่าอีกฝ่ายว่าต้องการหลักฐานอะไรบ้าง อย่างเช่น การสมัครบัตรเครดิตของแต่ละธนาคารก็มีรายละเอียดหลักฐานที่ต้องใช้แตกต่างกัน ดังนั้นก่อนทำธุรกรรมควรถามเจ้าหน้าที่ให้แน่ใจว่าต้องใช้หลักฐานอะไรบ้างเพื่อที่เราจะได้เตรียมล่วงหน้าได้ถูกต้อง 

สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนขอที่ใคร? 

• สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่ทางผู้ประกอบการหรือบริษัทออกให้กับลูกจ้างหรือพนักงานของบริษัทอยู่แล้วเพื่อเป็นหลักฐานในการชำระค่าจ้าง โดยสามารถขอได้ที่ฝ่ายบุคคลให้ทราบเพื่อให้ดำเนินการออกสลิปเงินเดือนให้ เพราะสลิปเงินเดือนจะช่วยให้เราทราบว่าในแต่ละเดือนเรามีรายได้เท่าไรและโดนหักอะไรไปบ้าง เพื่อเป็นการตรวจสอบสอบความถูกต้องของรายการต่างๆ ให้แน่ชัด 
• หนังสือรับรองเงินเดือน บริษัทจะออกให้เมื่อพนักงานร้องขอเท่านั้น โดยสามารถขอที่ฝ่ายบุคคล หรืออาจจะเป็นเจ้าของกิจการ หัวหน้าฝ่าย เป็นต้นซึ่งระยะเวลาดำเนินการอาจแตกต่างไปตามแต่ละบริษัทในการขอหนังสือรับรองเงินเดือน ผู้ขอไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง แต่จะต้องไปยื่นขอกับผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
  

    ทั้งสลิปเงินเดือน (pay slip) และหนังสือรับรองเงินเดือน (salary certificate) ล้วนเป็นเอกสารสำคัญที่เป็นความลับเกี่ยวกับรายได้ รายหักของพนักงานคนหนึ่ง ซึ่งต้องออกโดยแผนกบุคคล HR หรือผู้มีอำนาจเกี่ยวข้องเท่านั้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคาร และหน่วยงานต่าง ๆ ใช้เป็นเอกสารที่ยืนยันการทำงาน แสดงรายได้ เพื่อให้สถาบันต่าง ๆ เกิดความเชื่อมั่นว่าพนักงานผู้นั้นมีแหล่งรายได้ที่ชัดเจนคราวนี้ใครที่กำลังต้องการเอกสารในการยืนยันรายได้ก็คงจะเข้าใจกันเพิ่มขึ้นแล้วใช่ไหม ทีนี้ก็ง่ายต่อการใช้งานและการดำเนินการขอได้แล้วนะ